Powodów takiego stanu jest oczywiście wiele: trudność z rozliczeniem wynagrodzenia, ryczałty za nocleg, płaca minimalna wprowadzana przez kolejne państwa, a co za tym idzie zwiększone koszty zatrudnienia kierowców. Posiadane w firmie oprogramowanie oraz zatrudnienie pracownika, który odpowiada za jego obsługę, dawno przestały być wystarczające, a co więcej, opłacalne. Możemy oczywiście posiłkować się kolejnymi szkoleniami, ale ile razy byliście Państwo w sytuacji, że po jego ukończeniu nadal wiele pytań pozostało bez odpowiedzi, w dodatku pojawiło się wiele nowych? Dlatego coraz częściej zadajemy sobie pytanie nie o to czy skorzystać z tego typu usługi, ale jakiej firmie tę usługę zlecić? Po wielu latach spędzonych w branży, tysiącach przeprowadzonych rozmów z przedsiębiorcami, postaram się Państwu odpowiedzieć na to pytanie.

Na początek jednak powinniśmy sobie uświadomić, że pomimo tego samego rynku, jednakowego prawa, jakie obowiązuje oraz wymogów stawianych przed przewoźnikami, nie ma dwóch identycznych przedsiębiorstw. Rozwiązania wprowadzone w jednej firmie niekoniecznie sprawdzą się w drugiej. Powodów takiej sytuacji może być wiele, jednakże istotą jest poznanie każdego partnera bardzo dokładnie. Jeśli ktoś proponuje Wam gotową dokumentację, regulamin lub obwieszczenie nie pytając o Wasz biznes, o to jak go prowadzicie, czego oczekujecie lub z jakimi problemami się mierzycie to taka dokumentacja, owszem będzie zgodna z prawem, ale nie będzie dopasowana do Waszych potrzeb. W tym momencie warto podkreślić, że wynagrodzenie, jakie wypłacane jest kierowcom, stanowi jeden z największych kosztów w każdej firmie, nierzadko tuż za paliwem i podatkami. Dlatego w prawidłowej dokumentacji powinniśmy upatrywać również korzyści ekonomicznych jakie płyną z niższych podatków czy zus-ów. Od wyboru odpowiedniego partnera zależy wiele!

W pierwszej kolejności zwróciłbym uwagę na podejście firmy do audytu dokumentów obowiązujących w przedsiębiorstwie takich jak regulamin pracy, regulamin wynagradzania czy umów o pracę, który powinien zostać wykonany na początku współpracy. Jego celem jest nie tylko dostosowanie zapisów do aktualnych przepisów prawa, ale również wskazanie możliwych zmian, dzięki którym można osiągnąć korzyści, jak choćby ograniczenie lub wyeliminowanie dopłat spowodowanych płacą minimalną. Proces ten wymaga czasu, wiedzy i zaangażowania firmy rozliczającej. W tym momencie dochodzimy do ważnego czynnika jakim jest kadra, która odpowiada za przeprowadzenie tych działań. Wszak to ludzie, ich doświadczenie i kompetencje odpowiadają za finalny efekt. Sprawdźmy kto będzie odpowiedzialny za wykonanie audytu, przeprowadzenie szkolenia dla naszych kierowców lub napisanie odwołania od kary liczonej nierzadko w tysiącach euro. Zapytajmy czy otrzymamy osobistego opiekuna, który będzie odpowiedzialny za kontakt z nasza firmą. Możemy w ten sposób zaoszczędzić nasz czas, gdyż nie będziemy powtarzać tej samej informacji kilku osobom. Partner, którego wybierzemy odpowiedziany będzie za poprawne wyliczenia pensji naszych pracowników, dlatego należy zwrócić uwagę na treść umowy jaką podpisujemy. Co najważniejsze czy firma rozliczająca odpowiada za swoje działania i ponosi za nie pełną odpowiedzialność. Sprawdźmy czy posiadają polisę ubezpieczeniową, na jaką kwotę i czy polisa obejmuje konkretne usługi oferowane przez firmę. Może się okazać, że jest to zwykłe OC. Kolejną sprawą jest elastyczne podejście do Waszej firmy. Pamiętajmy o tym nie tylko w trakcie rozmów handlowych przed podpisaniem umowy, lecz także w trakcie realizacji usługi. Pytajmy o dokumenty jakie będą od nas wymagane, formę w jakiej będziemy je przesyłać i terminy realizacji. Jeśli odnosicie wrażenie, że to Wy macie się dostosować do firmy rozliczającej i wykonać większą część jej pracy, bo takie są „standardy”, to z elastycznością nie ma to wiele wspólnego.

Pewne tematy są ze sobą ściśle powiązane. Przykładem jest rozliczanie czasu pracy kierowców, które naturalnie łączy się z usługami kadrowo-płacowymi. Jest to niezmiernie ważne, gdyż nie każda kadrowa potrafi lub ma do tego odpowiednie narzędzia, aby uwzględnić skomplikowaną strukturę wynagrodzenia kierowców. Piszę to, gdyż wiele razy widziałem listy płac, na których nie ma nic poza pensją zasadniczą. Kolejnym przykładem jest reprezentacja podczas kontroli. Jeśli ktoś sporządza dokumentację kadrowo-płacową, na podstawie której rozlicza kierowców, to jego obowiązkiem jest również przedstawianie i tłumaczenie jej przed kontrolującymi. Zdecydowaliśmy się na usługowe rozliczanie kierowców. Istotne jest jednak, by firma zaoferowała dodatkowe oprogramowanie służące do analizy czasu pracy. Oczywiście można zadać pytanie o cel. Chodzi o to, by mieć możliwość odczytania danych z karty celem sprawdzenia tego co robił kierowca lub po prostu wystawienia zaświadczenia. Dobry partner to też taki, który ma duże doświadczenie w branży, zna aktualnie obowiązujące przepisy prawa, jest więc w stanie udzielić porad na wielu płaszczyznach. Warto jest zatem sprawdzić referencje i opinie aktualnych klientów. Ostatnią kwestią są koszty usługi. W dzisiejszych czasach, kiedy każdy z nas poszukuje oszczędności, cena usługi jest ważna, ale na pewno nie może być najważniejszym kryterium doboru partnera. Pamiętajmy za jak ważną część Państwa biznesu będzie odpowiadała wybrana firma. Mam nadzieję, że tych kilka porad pomoże Państwu w wyborze lub zmianie firmy usługowej. Nie bójmy się spotykać, porównywać rozwiązania. Chwila czasu poświęcona doradcy potrafi przynieść wiele wymiernych korzyści Waszej firmie.

Sergiusz Prachowski,
Kierownik Działu Sprzedaży SRW