Wysoka inflacja i spowolnienie gospodarcze, skoki cen paliwa, rosnące koszty zatrudnienia czy podwyżki opłat drogowych w Europie to tylko niektóre z czynników mających bezpośredni wpływ na funkcjonowanie biznesów transportowych w Polsce. Firmy, aby sprostać oczekiwaniom klientów na konkurencyjnym i niepewnym rynku, a przy tym zaoszczędzić czas i pieniądze, coraz chętniej i pewniej sięgają po technologie. Z Branżometru Inelo opublikowanego w tym roku wynika, że 8 na 10 firm korzysta z cyfrowych rozwiązań w swoim przedsiębiorstwie. Które z tych technologii najlepiej się sprawdzą w oszczędzaniu i w jaki sposób mogą usprawnić codzienne żmudne zadania w firmie transportowej?

Co nieco o kosztach w transporcie

Wydatki związane z prowadzeniem firmy przewozowej można podzielić na koszty stałe i zmienne. Do pierwszej kategorii zalicza się m.in. koszty leasingowe, podatki, ubezpieczenia czy abonament na niezbędny sprzęt. Wśród opłat zmiennych wyróżnia się m.in. wynagrodzenia pracowników, opłaty drogowe, zużycie paliwa czy koszty związane z serwisem floty lub wyposażeniem pojazdów, a także mandaty.
– Paliwo to największy koszt firmy transportowej, który może wynieść nawet 40 proc. wszystkich wydatków ponoszonych w przedsiębiorstwie – komentuje Tomasz Czyż, główny ekspert ds. rozwiązań technologicznych, Inelo z Grupy Eurowag. – Dlatego też nie powinno się jedynie patrzeć na cenę paliwa za litr, ale w znacznie szerszej perspektywie. Tutaj pomoże właściwe planowanie tankowania w firmie przez spedytorów, monitoring zmieniających się cen paliw na wielu rynkach, a także wyposażenie się w odpowiednią technologię, redukującą zużycie paliwa. Innym, ale równie istotnym wydatkiem jest koszt zakupu floty i jej utrzymania, który zależny jest od wielkości floty i sposobu jego finansowania. Pojazd można zakupić za gotówkę, wziąć w leasing lub na kredyt. Częstą praktyką, zwłaszcza na sam start prowadzenia działalności, jest zakup używanego pojazdu ciężarowego lub naczepy za gotówkę, żeby uniknąć konieczności zapożyczania się. Warto również być świadomym kosztów ubezpieczenia OC, AC i Polisy Odpowiedzialności Cywilnej Przewoźnika oraz kosztów pracowniczych.

Rozliczanie czasu kierowcy pod kontrolą

W firmie transportowej organizacja czasu pracy kierowców, która będzie jednocześnie zgodna z aktualnymi przepisami odgrywa kluczową rolę. Niedostosowanie się do odpowiednich regulacji naraża przedsiębiorstwo na kary finansowe, a nawet może doprowadzić do utraty dobrej reputacji przewoźnika, a w konsekwencji utraty pozwolenia na prowadzenie firmy. Z tego względu oprogramowanie do rozliczania czasu pracy będzie doskonałym wsparciem i zabezpieczeniem tych procesów. Do tego typu rozwiązań należy 4Trans od Inelo .
– Program 4Trans, który bazuje na wprowadzonych danych z kart kierowców i tachografów, wylicza ewidencję czasu pracy w sposób automatyczny – komentuje Kamil Wolański, kierownik Działu Ekspertów, Inelo z Grupy Eurowag. – Dzięki temu przedsiębiorca transportowy jest w stanie rozliczyć diety i ryczałty noclegowe. Dodatkowo 4Trans ułatwia przedsiębiorcom dostosowanie się do regulacji zawartych w pakiecie mobilności. Dzięki niemu łatwiej jest rozróżnić odcinki, które podlegają pod płacę zagraniczną, a które są z niej wyłączone, co oznacza, że przewoźnik będzie wiedział, kiedy ma kierowcy dopłacić do wynagrodzenia.

Rozwiązania do zarządzania transportem

Rozwiązania telematyczne mogą znacząco obniżyć wydatki związane z zakupem paliwa, dzięki rozsądnemu podejściu do planowania tras przez spedytorów. Inelo przynależąc do Grupy Eurowag, oferuje duże możliwości wyboru produktów z obszaru rozwiązań do zarządzania transportu i telematyki. Przykładowo GBox od Inelo udostępnia dane z pojazdu w czasie rzeczywistym, dzięki czemu osoba zarządzająca transportem może zaplanować trasę tak, żeby była opłacalna i szybka.
– Optymalizacja trasy przejazdu w transporcie to konieczność w dobie wysokich cen paliwa. Co więcej, GBox daje znacznie większe możliwości niż standardowy monitoring GPS, ponieważ pozwala również kontrolować opłaty drogowe. Jeśli spedytor zauważy darmowy odcinek drogi, to może skierować kierowcę na wybraną trasę pod warunkiem, że do rozładowania dostawy pozostało jeszcze trochę czasu, a takie działanie może zmniejszyć koszty przejazdu i wpłynąć na redukcję kosztów – mówi Tomasz Czyż i dodaje, że telematyka umożliwia również wyeliminowanie liczby przejazdów na „pusto”, a także kontrolę stanu technicznego pojazdu, co również może zmniejszyć koszty eksploatacji floty.
Dzisiaj w transporcie na znaczeniu zyskują również systemy ETA, symulujące czas dojazdu kierowcy do celu. System ETA jest pomocny dla spedytora, ponieważ nawet najmniejsze opóźnienie w dostawie może mieć poważne konsekwencje dla przedsiębiorstwa transportowego. Z tego względu firma powinna mieć dostęp do technologii, dzięki której będzie miała wiedzę, czy kierowca dojedzie na czas do miejsca rozładunku lub załadunku.
– Moduł ETA Smart, będący częścią systemu telematycznego GBox, automatyzuje pracę spedytorów i może wpłynąć na redukcję kosztów w firmie – komentuje Tomasz Czyż, ekspert Inelo z Grupy Eurowag. – Przy wsparciu systemów ETA zarządzający transportem nie muszą wykonywać wielu, powtarzalnych czynności, które należy robić przy manualnym wyliczaniu czasu dojazdu do miejsca docelowego. Standardowy sposób polega na korzystaniu z mapy i konieczności bycia w stałym kontakcie z kierowcą, żeby dowiedzieć się, gdzie się aktualnie znajduje i wyznaczaniu raz po raz czasu potrzebnego na pokonanie danego dystansu. Warto dodać, że ETA Smart Inelo uwzględnia również czas pracy kierowcy, ponieważ system pobiera dane z tachografów, a dzięki temu osoba zarządzająca transportem może sprawdzić od razu, ile jazdy danemu kierowcy pozostało do wykorzystania i jakie odpoczynki od pracy musi wykonać po drodze. Jest to istotna funkcja systemu, bez której spedytor musiałby te wszystkie obliczenia również wykonywać we własnym zakresie. Co więcej, niektóre systemy ETA są już na tyle rozwinięte, że mogą wskazywać istotne informacje dla spedytorów, takie jak występujące korki na drodze. Dzięki temu osoba zarządzająca transportem może reagować na bieżąco na opóźnienia i ma znacznie większą kontrolę nad realizacją przewozu towaru.

TMS – kontrola nad budżetem w firmie i oszczędności

Oprogramowanie do zarządzania transportem, jak np. TMS Navigator czy FireTMS przyspieszają pracę spedytorów, minimalizują ryzyko pomyłek, a co najważniejsze - pozwalają w większym stopniu kontrolować wydatki firmy transportowej, porównując je ze sobą nawet w krótkich odstępach czasu. System TMS dostarcza cały pakiet danych o każdym etapie zlecenia transportowego – od momentu zgłoszenia, poprzez dostawę towaru aż po niezbędne rozliczenia i monitoring płatności.
– Zintegrowany TMS Navigator czy FireTMS z GBox’em umożliwia zarządzanie firmowym budżetem w sposób bardziej przemyślany. Może mieć to odzwierciedlenie w podejmowaniu lepszych decyzji dotyczących kolejnych działań. Na podstawie danych wprowadzanych do systemów TMS możemy oszacować rentowność poszczególnych zleceń, zobaczyć, jak wyglądała eksploatacja pojazdu oraz historia decyzji, podjętych przez spedytora przy realizacji konkretnego przewozu, a przy tym wyeliminować ryzyko błędu ludzkiego – mówi Tomasz Czyż, ekspert Inelo z Grupy Eurowag.

Karty paliwowe – wygodna metoda na redukcję kosztów

Jedną z najważniejszych zalet kart paliwowych jest możliwość zakupu oleju napędowego w atrakcyjniejszej cenie. Dostawcy kart, jak np. Grupa Eurowag, która oferuje możliwość dokonywania transakcji bezgotówkowych na ponad 17.000 stacji paliw w całej Europie, udostępnia dodatkowo zniżki na inne usługi związane z eksploatacją pojazdu czy opłatami drogowymi. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą również stopniowo obniżać koszty prowadzenia firmy transportowej.
– Karta może obniżać cenę paliwa o około 20-30 gr za litr, ale trzeba pamiętać o tym, że wysokość rabatu jest uzależniona od kilku innych czynników, jak np. wyboru konkretnej stacji czy kraju, w którym kierowca będzie tankować – komentuje Tomasz Góralewicz, sales excellence manager z polskiego oddziału Eurowag. – Warto dodać, że stosowanie karty paliwowej w przedsiębiorstwie transportowym jest nie tylko bardzo wygodnym rozwiązaniem, ułatwiającym kontrolę wydatków, ale również może redukować koszty związane z księgowaniem zbyt wielu dokumentów. Osoby zarządzające transportem, zamiast faktur i paragonów za tankowania i opłaty drogowe, otrzymują wszystkie dokonane transakcje w miesiącu na jednym, zbiorczym dokumencie, a to z pewnością przyspiesza proces ich przetwarzania i może zredukować koszty administracyjne.

Co daje integracja narzędzi w transporcie?

Integracja zaawansowanych narzędzi technologicznych pozwala uniknąć błędów ludzkich, które mogą mieć wpływ na działalność całego przedsiębiorstwa. Dodatkowo automatyzuje wiele procesów wewnątrz firmy transportowej, a dzięki temu oszczędza czas pracowników. Integracja technologiczna sprawia, że firma staje się bardziej konkurencyjna dla innych na rynku i atrakcyjniejsza dla potencjalnych zleceniodawców, przez co ma szansę na większą liczbę zleceń. Jak jeszcze może pomóc w oszczędzaniu?
– Przede wszystkim integracja ze sobą różnych narzędzi technologicznych dla transportu dostarcza korzyści finansowych, które wynikają ze zwiększonej kontroli nad tym, co dzieje się w firmie – komentuje Tomasz Czyż. – Przewoźnicy mają możliwość wglądu we wszystkie procesy wewnętrzne i mogą szybko zorientować się w sytuacji, gdzie mają szukać oszczędności i jak mogą rozłożyć pracę kierowców, by była jak najbardziej efektywna. Warto dodać, że usługa one stop shop, jaką dostarcza Inelo może również zmniejszyć koszty w firmie transportowej. W ramach jednego dostawcy przewoźnicy mogą rozwijać swoją firmę pod względem technologicznym, przez co końcowe koszty takich rozwiązań mogą być niższe, a integracja może przebiegać sprawniej.

Technologie dla dużych i małych firm

W transporcie można spotkać się z opinią, że zawansowane technologie są dedykowane wyłącznie dużym graczom, obsługującym większą liczbą zleceń i mającym wyraźnie większe potrzeby niż średnie i małe przedsiębiorstwa. Czy na pewno?
– Chcemy uświadamiać przewoźników, że rozwiązania technologiczne dla transportu są dla wszystkich przedsiębiorców, niezależnie od wielkości firmy. Na rynku coraz częściej pojawiają się lekkie narzędzia, działające w modelu SaaS. Na przykład FireTMS od Inelo nie wymaga na wdrożenie wiele czasu ani znacznych nakładów finansowych od firmy, a może przynieść z kolei ogromne korzyści dla przedsiębiorstwa transportowego – podsumowuje Tomasz Czyż. (red)